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上行文和下行文的区别
在职场上，我们常常需要以请示、公告、纪要等形式向公司内部特定人员、组织或全员传达要事。
采购等窗口部门，还需要向供应商等外部单位以商函方式进行正式的商务沟通。
这些请示、公告、纪要、商函等文件，较为正式，通常需要按行文的规范进行撰写和发布。
在日常工作中，我们常常忽视或不在意行文的规范性。而恰恰是行文的规范性，比较容易被作为考量职场人的严谨度和成熟度的指标。
为什么毕业论文的格式非常重要，因为它不仅是学术上的规范性要求，而且是论文的重要组成部分。遵从格式规范的良好排版能条理分明地阐述论文的观点，进而有助于帮助阅读者迅速且清晰地领会论文的主题、结构和内容。
行文，是指一个机关单位给另一个机关单位的发文。主要见于党政机关，但在企事业单位中，行文也是十分常见且必要的信息传递方式。
根据现行的《党政机关公文处理工作条例》中对行文的分类，行文可以分为决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等十五类。
按行文方向分类，可将行文分为上行文、下行文、平行文三种。即分别为，下级机关向上级领导机关（包括有业务指导关系的上级机关在内）的行文、上级领导机关对所属下级机关的行文、平行机关或不相隶属机关之间的行文。
本文主要对在职场中所用到的请示、公告、纪要等对内行文，以及商函等对外行文中需要着重注意的，或者说常见的错误，做个简单分享。如果对行文的规范性特别感兴趣，建议研究由中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日印发的《党政机关公文处理工作条例》和国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日发布的《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）。通过研究它们，对提高逻辑的层次性、严谨性和写作的条理性和规范性，都大有裨益。
一、格式上的规范性
（一）页面设置（A4纸）：天头（上白边）为37 mm±1 mm，订口（左白边）为28mm±1mm，下白边为35mm±1 mm，右白边为26±1 mm。
（二）标题：一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（三）正文：一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”“①”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三至第五层用仿宋体字标注。
这种结构层次序数的标注方式，不仅见于论文的格式要求，而且在工作、生活中也经常用到，养成习惯后受益终生。常见的不规范情形除了层次错误（比如“1.”层级下出现“一、”）外，还有“一.”“（一）、”“1、”等错误的标注形式，和中英文夹杂使用，比如出现“a、”“b、”等。（当然，速记不在此列）
（四）附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（五）图表：图表的题注，即给图片、表格添加的名称和编号。表格的题注一般在表格上方居中，图片的题注一般在图片下方居中。
二、标点符号的规范性
（一） 标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间（如引语或书名号之后还有括注），宜用顿号。
示例 1：“日”“月”构成“明”字。
示例 2：《红楼梦》《三国演义》《西游记》《水浒传》，是我国长篇小说的四大名著。
示例 3：办公室里订有《人民日报》（海外版）、《光明日报》和《时代周刊》等报刊。
（二）分项列举的各项有一项或多项已包含句号时，各项的末尾不能再用分号。
示例：本市先后建立起三大农业生产体系：一是建立甘蔗生产服务体系。成立糖业服务公司，主要给农民提供机耕等服务；二是建立蚕桑生产服务体系。……；三是建立热作服务体系。……。（错误）
本市先后建立起三大农业生产体系：一是建立甘蔗生产服务体系。成立糖业服务公司，主要给农民提供机耕等服务。二是建立蚕桑生产服务体系。……。三是建立热作服务体系。……。（正确）
（三）行文中表示引用的引号内外的标点用法：当引文完整且独立使用，或虽不独立使用但带有问号或叹号时，引号内句末点号应保留。除此之外，引号内不用句末点号。当引文处于句子停顿处（包括句子末尾）且引号内未使用点号时，引号外应使用点号；当引文位于非停顿处或者引号内已使用句末点号时，引号外不用点号。
示例 1：“沉舟侧畔千帆过，病树前头万木春。”他最喜欢这两句诗。
示例 2：书价上涨令许多读者难以接受，有些人甚至发出“还买得起书吗？”的疑问。
示例 3：他以“条件还不成熟，准备还不充分”为由，否决了我们的提议。
示例 4：司马迁为了完成《史记》的写作，使之“藏之名山”，忍受了人间最大的侮辱。
示例 5：在施工中要始终坚持“把质量当生命”。
示例 6：“言之无文，行而不远”这句话，说明了文采的重要。
示例 7：俗话说：“墙头一根草，风吹两边倒。”用这句话来形容此辈再恰当不过。
（四）行文中括号内外的标点用法：括号内行文末尾需要时可用问号、叹号和省略号。除此之外，句内括号行文末尾通常不用标点符号。句外括号行文末尾是否用句号由括号内的语段结构决定，若语段较长、内容复杂，应用句号。句内括号外是否用点号取决于括号所处位置：若句内括号处于句子停顿处，应用点号。句外括号外通常不用点号。
示例 1：如果不采取（但应如何采取呢？）十分具体的控制措施，事态将进一步扩大。
示例 2：科技协作合同（包括科研、试制、成果推广等）根据上级主管部门或有关部门的计划签订。
示例 3：应把夏朝看作原始公社向奴隶制国家过渡时期。（龙山文化遗址里，也有俯身葬。俯身者很可能就是奴隶。）
示例 4：古汉语（特别是上古汉语），对于我来说，有着常人无法想象的吸引力。
（五）用分号隔开的几个并列分句不能由逗号统领或总结。
示例 ：动物吃植物的方式多种多样，有的是把整个植物吃掉，如原生动物；有的是把植物的大部分吃掉，如鼠类；有的是吃掉植物的要害部位，如鸟类吃掉植物的嫩芽。（错误）。
动物吃植物的方式多种多样：有的是把整个植物吃掉，如原生动物；有的是把植物的大部分吃掉，如鼠类；有的是吃掉植物的要害部位，如鸟类吃掉植物的嫩芽。（正确）。
（六）另外，要注意半角符号（英文）和全角符号（中文）是不同的。
三、措辞的规范性
（一）罚款：“罚款”一词用起来很顺手：员工迟到，发布处罚通报进行“罚款”；供应商交货不及时，发送处罚通知单进行“罚款”。“罚款”是企业行文中最常见的不规范措辞之一。罚款是一种行政处罚手段，只能由法定的国家机关（行政机关和人民法院）行使，其他任何单位和个人都不能设定、执行罚款。企业内部可以用“乐捐”，对供应商等外部单位应用“违约金”。
（二）岗位与人：将“岗位”错用为“人”是在制度、流程编订中的常见错误。比如在审批流程中，规定为“经办人提起”——“上级领导审批”——“部门负责人审批”——“×总审批”（错误），正确应为“经办人提起”——“上级领导审批”——“部门负责人审批”——“总经理审批”，因为制度和流程的设置是基于岗位的，而不是基于具体的“人”。这个很好理解，“铁打的制度流程，流水的员工”，不然“人”一调岗，制度和流程就乱套了。
（三）注意动宾结构的正确搭配：比如，“为了规范和加强集团招标采购工作管理，明确相关部门在招标采购过程中的职责，优化供应商结构，提高采购性价比，建立战略性采购体系和长效运行机制，提高集团供应链竞争力，制定本制度。”这一段话中，首先，“规范”和“加强”顺序不能颠倒，应先“规范”后“加强”。其次，“规范管理”“优化结构”“建立体系”“提高竞争力”等是正确搭配的动宾结构。
再如，“为进一步加强和规范突发事件信息报告的重要性和严肃性，提高突发事件信息报告工作时效和质量，坚决杜绝信息迟报、漏报等问题，××高新区就进一步加强突发事件信息报告工作有关事项提出了明确要求。”这一段中，“重要性和严肃性”是突发事件信息报告的客观属性，不宜用“加强和规范”，可以改成“基于突发事件信息报告的重要性和严肃性，为进一步规范和加强突发事件信息报告管理，提高……”
（四）采购部在撰写整改通知函、履约催告函等正式文件时，尽量使用规范的法律用语，比如用“应（当）”不用“必须”，用“双方真实意思表示”替代“双方认可”，用“按照合同约定履行交付义务”替代“发货”，用“敬请贵司慎重对待此函，并谨慎择之”替代“请贵司重视”等。
（五）此外，法律和公文上的规范用字，如用“其他”而不用“其它”等，需要在实践中不断学习和积累。
可能有些职场朋友认为“内容重于形式”，只要不影响信息的传递，没必要苛求行文格式，也没有必要“咬文嚼字”。
《资治通鉴》有云:“尽小者大,慎微者著。”如果能把这些小事做好，也是一项职场竞争力。
